Die Aufgaben des Projektmanagers sind vielfältig und Sie müssen diverse Fragen bereits vor einem Projektstart beantworten. Im Projektplan fliessen alle relevanten Pläne zusammen:
- Projektstrukturplan (Aufgaben, Teilaufgaben)
- Ablaufplan (Terminliche und sachliche Darstellung)
- Kostenplan
- Ressourcenplan (Personal, Räume, Maschinen, …)
Der Projektplan oder auch Projektmanagementplan ist das Dokument, das beschreibt, wie das Projekt ausgeführt, überwacht, gesteuert und schliesslich abgeschlossen werden soll.
Projektplan Vorlage
Damit Sie bei der Projektplanung nichts vergessen, haben wir Ihnen die wichtigsten Grundpfeiler in einer Checkliste zusammengfasst. Sie soll Ihnen als Vorlage dienen und beim Erstellen des Projektmanangementplans helfen.
Die folgenden Schritte können Sie nacheinander bearbeiten oder je nach Stadium, auch in anderere Reihenfolge abfüllen. Die Überschriften dienen als erste Übersicht und können Sie in Ihrem Dokument auch individuell benennen.
Zweck des Projektes (Warum?)
- Was ist das genaue Ziel des Projektes?
- Liegt ein klarer Auftrag vor?
- Was ist das Motiv, bzw. die Ursache für das Projekt?
- Warum ist das Projekt wichtig? Und für wen?
- Inwiefern hat das Projekt einen Einfluss auf die Zukunft?
Ergebnis / zu erstellendes Werk
- Was soll genau geliefert werden?
- Ist es ein Produkt
- Ein Service
- Sind es neue Erkenntnisse
- Ein bestimmtes Wissen
- Gibt es eine genaue Beschreibung zum Werk?
- Was ist der Nutzen des Ergebnisses?
Für wen?
- Wer ist der Kunde des Projektes?
- Wer erhält das Projektergebnis?
- Wer startet und beendet das Projekt?
- Welche Konflikte könnten entstehen: Z.B. bei mehreren Kunden
Vorgehen / Methodik
- Nach welcher Projektmanagement-Methode wird gearbeitet?
- Mit welcher Projektmanagement-Software wird gearbeitet?
- Wie ist die Projektorganisation (Kommunikation, Ablage, Vorlagen, Protokolle, …)
- Wie werden Termine und Aufgaben organisiert, bzw. kontrolliert?
- Wie wird mit dem Kunden kommuniziert?
- Welche Mittel werden benötigt (Materialien, Hardware, Software, Räume)?
Terminierung
- Wie sieht die genaue Projektplanung zeitlich aus?
- Wann soll das Projekt starten und enden?
- Was braucht es für den Start? (Dokumente, Genehmigungen, …)
- Wann ist das Projekt fertig? Abnahme wie und durch wen?
- Wieviel Spielraum gibt es bei Start- und Endtermin?
Meilensteine / Etappenziele
- Gibt es Vorgaben für die Etappenziele?
- Welche Meilensteine sind besonders wichtig?
- Wie könnte man das Projektteam für die Erreichung von Etappen belohnen?
- Gibt es Vorgaben für die Zwischenergebnisse?
- Wie sieht die Gesamt-Roadmap im Projektplan aus?
Kosten und Finanzierung
- Wie hoch ist das Budget?
- Wie flexibel sind die finanziellen Vorgaben?
- Wie hoch sind die Kosten für das Team (intern, extern)
- Was passiert bei Kostenüberschreitungen?
Qualitätssicherung im Projektplan
- Wie kann die Qualität während des Projektes kontrolliert werden?
- An was misst der Kunde die Qualität der Ergebnisse?
- Wann erfüllt das Ergebnis die Qualitätsansprüche?
- Wie kann der Kunde in die Zwischenergebnisse eingebunden werden?
Projektteam / Rollen
- Wer ist der Auftraggeber?
- Wer sind die Entscheider im Projekt?
- Wer ist der Projektleiter?
- Wen braucht es kundenseitig im Projekt?
- Wer gehört zum Projektteam? (Kern, erweitert)
- Wie sind die Aufgaben, Zuständigkeiten und Kompetenzen definiert?
Risiken und Chancen
- Welche Ereignisse könnten den Projekterfolg gefährden?
- Wir geht man mit schwierigen Situationen um: Konflikte, Widerstände, Demotivation
- Wo liegen die Chancen des Projektes?
- Was könnten positive Einflussfaktoren werden?
Umfeld
- Was im Umfeld des Projektes könnte sich positiv und negativ auswirken?
- Andere Projekte
- Politische Entscheide
- Marktveränderungen
- Mitbewerber
- Wie wird das Projekt in die Organisation eingebunden? (Stab, Matrix, autonom)
Wo liegen aktuell Ihre grössten Herausforderungen als Projektleiter, Projektmanager oder Auftraggeber? Kontaktieren Sie uns unverbindlich per Mail und wir unterstützen Sie bei Ihrer Projektplanung: info@synnergon.ch